3.5 Kontroll- und Dokumentationsprozesse

Erläuterung für Nutzer:innen

An dieser Stelle sind interne Kontrollmechanismen darzustellen, die die Datenschutzkonformität des Verfahrens fortlaufend sicherstellen. Dazu gehören Versionsmanagement, Sicherheitsüberprüfungen, die Einbindung der Datenschutzaufsicht sowie Notfallmaßnahmen. Diese Prozesse sollten in der Regel institutionell vorgegeben sein; es genügt daher, auf bestehende Regelwerke zu verweisen, sofern diese für das Projekt greifen.

Textbeispiele/-bausteine

Zur Sicherstellung der Datenschutzkonformität und Nachvollziehbarkeit sind folgende Kontroll- und Dokumentationsprozesse implementiert:

• Versions- und Änderungsmanagement: Relevante Verarbeitungsschritte, Konfigurationen und Auswertungen werden systematisch dokumentiert und versioniert. Änderungen unterliegen definierten Prüf- und Freigabeprozessen und werden nachvollziehbar protokolliert.

[Hier ggf. konkretisieren: Wie erfolgt die Versionierung? z. B. über ein Versionskontrollsystem oder dokumentierte Änderungsprotokolle]

• Technische und organisatorische Kontrollen: Der Systembetrieb wird regelmäßig überprüft, um die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere Protokollierung von Zugriffen, Überwachung von Systemaktivitäten sowie die Prüfung auf technische Schwachstellen oder Auffälligkeiten.

[Hier ggf. konkretisieren: Welche Kontrollmechanismen werden eingesetzt?]

• Datenschutzbezogene Kontrolle: Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird regelmäßig überprüft. Dies erfolgt in Abstimmung mit den zuständigen Stellen innerhalb der Organisation [z. B. Projektleitung, Datenschutzbeauftragte].

[Hier ggf. konkretisieren: Wer ist eingebunden? Wie häufig erfolgen Überprüfungen?]

• Notfall- und Incident-Management: Für sicherheitsrelevante Vorfälle bestehen definierte Verfahren zur Erkennung, Meldung und Behandlung von Störungen oder Datenschutzverletzungen. Diese umfassen insbesondere klare Zuständigkeiten, Meldewege sowie Maßnahmen zur Eindämmung und Behebung von Vorfällen.

[Hier ggf. konkretisieren oder auf Notfallkonzept/Incident-Response-Dokument verweisen, wie bspw. ein Dokument „Elementare Gefährdungen und Risikobehandlung". U. U. gibt es in der Organisation bereits Vorgaben, wie mit Notfällen/Vorfällen umzugehen ist. Diese müssen berücksichtigt werden.]