10.2 Übermittlungen an öffentliche Stellen

Erläuterung für Nutzer:innen

Hier sind Übermittlungen an Behörden, andere Universitäten, Forschungsförderer oder öffentliche Archive darzustellen. Auch hier gilt: Nur wenn gesetzlich vorgeschrieben oder für das Forschungsvorhaben unbedingt notwendig. Eine besondere Rolle spielen Anfragen von Aufsichtsbehörden: Diese sind zu beantworten, aber auch hier gilt die Verhältnismäßigkeit. Es empfiehlt sich, im Vorfeld mit der eigenen Datenschutzbeauftragten zu klären, welche internen Stellen unter welchen Umständen Zugriff erhalten können.

Textbeispiele/-bausteine

Aktuell erfolgen keine regelmäßigen oder systematischen Datenübermittlungen an öffentliche Stellen (z. B. [andere Universitäten, Behörden, staatliche Archive, Bundeswehrdienstleistungszentrum]).

Im Einzelfall können folgende Szenarien relevant sein:

• Anlassbezogene Anfragen durch Aufsichtsbehörden (z. B. Datenschutzaufsicht):
  • Rechtsgrundlage: Art. 31 DSGVO (Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden) i.V.m. § 40 BDSG.
  • Umfang: Nur erforderliche Informationen zur Prüfung des Datenschutzkonzepts oder zur Bewertung von Datenschutzvorfällen (z. B. Auszüge aus Protokollen, TOMs, betroffene Datenkategorien, keine personenbezogenen Rohdaten).
  • Hinweis: Eine personenbezogene Datenweitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich geboten und durch die Projektleitung freigegeben ist.
• Keine automatische oder technische Übergabe an andere Fachverfahren innerhalb der Einrichtung:
  • [Projektname] ist ein autarkes Forschungsprojekt mit eigenständiger IT-Infrastruktur.
  • Es bestehen [keine] automatisierten Schnittstellen oder Prozesse, über die Daten an [andere interne Stellen, z. B. Campusmanagement, Personalverwaltung, Bibliothekssysteme, andere Fachbereiche] fließen.

[Hier ggf. konkretisieren: Falls Ihr Projekt andere Infrastruktur bspw. des RZ (mit-)nutzt. Bitte hier die entsprechenden Passagen anpassen.]