10.4 Transparenz und Protokollierung

Erläuterung für Nutzer:innen

Jede Übermittlung personenbezogener Daten – auch innerhalb der eigenen Einrichtung – muss dokumentiert werden. Dies gilt nicht nur für Einzelfälle, sondern auch für wiederkehrende oder automatisierte Übertragungen. Die Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit und ist ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrensverzeichnisses nach Art. 30 DSGVO.

Textbeispiele/-bausteine

Alle potenziellen Übermittlungen werden:

• vorab dokumentiert (Verarbeitungsverzeichnis, Datenverwendungszweck, Spezifikation der Datenarten, Rechtsgrundlage);
• nachvollziehbar protokolliert (technisches Protokollierungssystem für Zugriffe und Datenweitergaben);
• auf Verhältnismäßigkeit geprüft, insbesondere im Abgleich mit dem wissenschaftlichen Erkenntnisinteresse und dem Schutzinteresse betroffener Personen.

[Hier ggf. konkretisieren: Führen Sie ein Übermittlungsverzeichnis, aus dem hervorgeht: Wer hat wann welche Daten an wen übermittelt und auf welcher Rechtsgrundlage? Dies ist insbesondere bei wiederkehrenden Übermittlungen an Kooperationspartner wichtig.]