Bei der Abgabe von Daten ins Archiv erstellen die Datengebenden ein Informationspaket – das Submission Information Package oder kurz SIP.
Es beinhaltet die Forschungsdaten und seine Metadaten. Die Struktur eines SIP ist vom Archiv vorgegeben, wobei das BagIt-Format weit verbreitet ist.
Zusammenhängende Forschungsdaten und Metadaten werden als „intellektuelle Einheit“ (kurz „IE“) zusammengefasst. Beispielsweise bildet ein einzelner Zeitschriftenartikel mit seinen Metadaten eine intellektuelle Einheit. Archive wie das SLUBArchiv.digital bilden dabei eine IE jeweils in einem SIP ab. Jeder Zeitschriftenartikel würde hier als einzelnes SIP eingeliefert werden.
Die Erstellung eines SIP kann durch die Datengebenden selbst erfolgen. Dazu werden von den Archiven verschiedene Tools bereitgestellt.
Bei RADAR4Culture und heiARCHIVE erfolgt die Erstellung von SIPs bspw. automatisch im Backend, sobald Nutzer:innen über ein Webseiten-Interface die Publikation mit impliziter Archivierung veranlassen. Das SLUBArchiv.digital stellt Datengebenden hingegen den SLUB SIP Builder bereit, ein Kommandozeilen-Tool, mit dem sie SIPs nach Vorgaben des SLUBArchiv.digital erstellen und im Anschluss über einen SFTP-Zugang einliefern können.
Unabhängig von den zuvor genannten Angeboten ist es auch möglich, einen Schritt in den Digitalisierungs-Workflow einzubauen, der automatisch ein SIP erzeugt, sobald die Digitalisierung und Strukturierung z. B. eines Buches abgeschlossen ist, und dieses dann ins Archiv sowie in die Präsentation fließen lässt. Es ist auch möglich, eine OAI-Schnittstelle im digitalen Archiv einzurichten, die standardisierte Anknüpfungspunkte bereitstellt. Damit können Nutzer:innen über den OAI-Harvester auf digitale Objekte zugreifen, ein SIP bauen, Metadaten zum digitalen Objekt ins SIP aufnehmen und dieses schließlich ans Archiv weitergeben.
Infrastruktureinrichtungen, die eine Anbindung an die digitale Langzeitarchivierung erreichen möchten, sollten bereits bei der Wahl der Repository-Software darauf achten, dass diese nativ über OAI-Schnittstellen verfügt.