Die digitale Langzeitarchivierung und das digitale Publizieren von Forschungsdaten sind zwei unterschiedliche Prozesse.
Die Archivierung zielt auf langfristiges Aufbewahren und zuverlässiges Verfügbarmachen ab. Oft geht mit ihr ein eingeschränkter Zugang einher. Das SLUBArchiv.digital konzentriert sich ausschließlich auf die Archivierung von Forschungsdaten und ist losgelöst vom Publikationsprozess. heiARCHIVE ist ein Archivinformationssystem, das eng mit den Publikationsplattformen der Universität Heidelberg verzahnt ist.
Beim digitalen Publizieren steht der unmittelbare Zugriff auf Forschungsdaten im Vordergrund. Im Idealfall haben Publikationen →persistente Identifikatoren, die zusätzlich auf eine längerfristige Aufbewahrung hinweisen. Beim Publizieren werden Forschungsdaten oft schnell abrufbar gemacht, indem man eine komprimierte Speicherung der Daten auf Festplatten akzeptiert. Im Gegensatz dazu wird digitales Archivgut meist verlustfrei, möglichst unkomprimiert und mit zusätzlichen Metadaten gespeichert. Es beansprucht deutlich mehr Speicherplatz als eine Publikation. In diesem Zusammenhang stellt sich daher die Frage, ob alle publizierten Daten unmittelbar archiviert werden sollten (→siehe Abschnitt Bestimmung der Archivwürdigkeit).
Einige Repositorien achten bereits bei der Publikation der Forschungsdaten darauf, dass diese in einem →archivfähigen Format vorliegen. Bei RADAR4Culture werden die Daten für mindestens 25 Jahre archiviert. Andere Repositorien transferieren langzeitarchivfähige Daten in separate Langzeitarchive. Ein Beispiel hierfür ist der Workflow von heiDATA bzw. arthistoricum.net@heiDATA nach heiARCHIVE.