Die Erhaltungsplanung (auch „Preservation Planning“ genannt) befasst sich mit der Ermittlung geeigneter Erhaltungsmaßnahmen (→siehe Kapitel 5 Erhaltungsstrategien) und betrifft, wie in der oberen Abbildung veranschaulicht, die Prozesse Übernahme, Archivspeicherung, Zugriff sowie Datenverwaltung.
Ausgangspunkt ist die Risikobewertung der Archivpakete. Diese kann auf zweierlei Arten vorgenommen werden: Bei der Technology Watch werden technologische Veränderungen in Bezug auf Dateiformate, Speichermedien und Archivsoftware systematisch beobachtet. Bei der Community Watch werden Anforderungen und Erwartungen der Zielgruppen beleuchtet, die sich im Laufe der Zeit auch verändern können. Technology und Community Watch sind komplementär zueinander. Beide können durch Umfragen und Beobachtung der Zielgruppe, der Teilnahme an einschlägigen Konferenzen und Workshops oder mithilfe entsprechender Webseiten umgesetzt werden.
Nach der Identifizierung von Risiken und der Ableitung von Maßnahmen wird ein Erhaltungsplan für die archivierten Daten entwickelt und durchgeführt. Diesen Vorgang wiederholt das Archiv zyklisch über einen gewissen Zeitraum hinweg und dokumentiert die Änderungen im Archiv.