In Publikationen ist verschiedentlich von „Langzeitarchivierung“ (z. B. forschungsdaten.info oder nestor), „Langzeitverfügbarkeit“ (DFG 2016) oder auch „Langzeitsicherung und digitaler Bestandserhaltung“ (DFG 2016) bzw. „Langzeitsicherung und Archivierung digitaler Inhalte“ (DFG 2016) die Rede. In dieser Handreichung werden diese Begriffe synonym verstanden und durchweg der Begriff „digitale Langzeitarchivierung“ (dLZA) verwendet. Andere Termini, wie z. B. „Datenarchivierung“ oder „Backup“, die die Verfügbarkeit nur über einen im Vorfeld festgelegten eher kurzen Zeitraum abdecken, zählen nicht dazu. Ein genauerer Vergleich hierzu wird im Abschnitt →Langzeitarchivierung vs. Backup diskutiert.
In dieser Handreichung ist „Archiv“ oder „archivieren“ immer in Bezug auf die digitale Langzeitarchivierung gemeint. (Owens, 2014) erläutert eine Reihe von Problemen beim Umgang mit diesem Begriff.
„Digitale Langzeitarchivierung“ bedeutet die sichere Aufbewahrung von Daten ab zehn Jahren. Das digitale Langzeitarchiv stellt dabei die „Organisation (bestehend aus Personen und technischen Systemen), die die Verantwortung für den Langzeiterhalt und die Langzeitverfügbarkeit von Information in digitaler Form sowie die Bereitstellung für eine bestimmte Zielgruppe übernommen hat“ (DIN 31644, S. 6).
Das Ziel der digitalen Langzeitarchivierung ist es, archivierte Informationen zum einen unverfälscht und vollständig, sowie zum anderen benutzbar zu erhalten.
Einen festgelegten Aufbewahrungszeitraum der digitalen Langzeitarchivierung gibt es aktuell nicht. Die DFG verlangt bei der Förderung von Forschungsprojekten oder -vorhaben, Forschungsdaten oder „Primärdaten als Grundlage für Veröffentlichungen“ (DFG 2009, S. 2) in der Institution, in der sie entstanden sind, mindestens zehn Jahre aufzubewahren (DFG 2019, S. 24). Die reine Aufbewahrung von Daten ist jedoch keine digitale Langzeitarchivierung.
Laut nestor-Handbuch (S. 18) bedeutet digitale Langzeitarchivierung keine Festlegung auf fünf oder 50 Jahre, sondern die Übernahme von Verantwortung für einen stetigen Überwachungsprozess, der permanent angepasst werden muss. Einige digitale Langzeitarchive offerieren eine befristete Archivierung über einen kürzeren, festen Zeitraum zwischen fünf und 20 Jahren, während andere sogar eine unbefristete Archivierung über einen längeren, nicht definierten Zeitraum anbieten. Dabei reicht bei vielen existierenden Langzeitarchivierungsangeboten, wie bei RADAR4Culture(Haltefrist mindestens 25 Jahre), ein Erhalt der Datenintegrität (→siehe Abschnitt Bitstream Preservation) aus. Bei Angeboten mit unbefristeten Archivierungszeiträumen, wie etwa dem SLUBArchiv.digital, gewinnt hingegen ein Erhalt der Nutzbarkeit (→siehe Abschnitt Content Preservation) an Geltung.