Das Erstellen einer digitalen Aufnahme von einem analogen bzw. physischen Objekt wird Digitalisierung genannt. Eine digitale Repräsentation eines analogen Objekts geht dabei immer mit Informationsverlust einher. Daher ist das Erfassen von Informationen über den Erstellungsprozess des Digitalisats, aber auch über den Zustand des analogen Originals, unerlässlich (→siehe Abschnitt Erfassen von Metadaten). Außerdem können bestimmte Objekte unter Umständen nur einmal digitalisiert werden; wenn das Original sehr fragil ist oder sich in einem konservatorisch schlechten Zustand befindet (z. B. häufig bei analogen Filmen oder etwa mittelalterlichen Handschriften) oder nur ein einmaliger Zugriff auf das physische Original möglich ist (z. B. bei Ausstellungsstücken in Museen). Umso wichtiger ist es, bei der Planung der Digitalisierung die →erhaltenswerten Eigenschaften als Basis für die zukünftige Verfügbarkeit als digitales Objekt sorgfältig festzulegen.
Die Digitalisierung kann bei manchen Projekten auch in einer früheren Phase stehen, in manchen Fällen wird davon ausgegangen, dass bereits digitalisierte Objekte vorhanden sind.
Einen Spezialfall bilden sogenannte „born-digitals“. Dieser Begriff bezieht sich auf Inhalte oder Informationen, die von Anfang an in digitaler Form erstellt wurden, im Gegensatz zu solchen, die in analoger Form existieren und später digitalisiert werden. Beispiele für born-digital Inhalte sind E-Books, digitale Fotos, Videos, Musikdateien oder computergenerierte Kunstwerke. Besonders hier ist überlegenswert, wie viele Kopien man im Langzeitarchiv aufbewahren möchte.
Zu Regeln bei der Digitalisierung:
Zu Metadaten zur Konservierung von analogem Film: