Nicht alle gesetzlichen Erlaubnisse sind vergütungspflichtig (§ 60h Abs. 2 UrhG). Das Zitat, die Vervielfältigung zum Zwecke der Indexierung, Katalogisierung und Restaurierung oder die im Rahmen des Text und Data Mining für wissenschaftliche Forschung gemachten Vervielfältigungen sind es zum Beispiel nicht. Die meisten gesetzlichen Erlaubnisse sehen aber eine Vergütung vor, die dann von Verwertungsgesellschaften geltend gemacht werden kann. Hier haben sich verschiedene Vergütungsmechanismen entwickelt.
Zum einen gibt es die Vergütung über die Speichermittel und Geräteabgabe. Diese ist für die Privatkopie und die Kopie zum sonstigen eigenen Gebrauch einschlägig, die nach § 53 UrhG zwar zustimmungsfrei möglich ist, für die dem Urheber aber eine angemessene Vergütung gezahlt werden muss (§§ 54 bis 54h UrhG).
Ist nach der Art eines Werkes zu erwarten, dass es im Wege der Privatkopie, für eigenen wissenschaftlichen Gebrauch, für eigene Archive oder zu Unterrichts- oder Prüfungszwecken vervielfältigt wird, hat der Urheber des Werkes gegen den Hersteller von Geräten und Speichermedien oder deren Zubehör, die für solche Vervielfältigungen geeignet sind, einen Anspruch auf Zahlung einer angemessenen Vergütung (§ 54 Abs. 1 UrhG). Gleiches gilt für bestimmte Großbetreiber von Geräten (§ 54 Abs. 1 UrhG). Der Anspruch kann nur durch eine Verwertungsgesellschaft geltend gemacht werden.
Der Vergütungsanspruch richtet sich folglich gegen Hersteller, Importeure und Händler von Geräten und Speichermedien. Die Verwertungsgesellschaften – dies sind die ZPÜ, die VG Wort und die VG Bild-Kunst – machen diesen gegenüber den Anspruch geltend. Welche Vergütung „angemessen“ ist, richtet sich nach dem Maß der Nutzung, welches durch empirische Untersuchungen ermittelt wird. Die Höhe der Vergütung wird dann in den Tarifen der Verwertungsgesellschaften festgelegt.
Die universitären Einrichtungen indes haben mit dieser Form der Vergütung für urheberrechtlich relevante Handlungen nur indirekt zu tun, da auch sie beim Erwerb entsprechender Speichermedien und Geräte diese Abgabe mitbezahlen.
Viele andere Vergütungsansprüche können durch die Verwertungsgesellschaften direkt geltend gemacht werden (§ 60h UrhG). Dabei hat der Gesetzgeber ausdrücklich festgeschrieben, dass solche Ansprüche pauschal auf der Grundlage von repräsentativen Stichproben geltend gemacht werden können (§ 60h Abs. 3 UrhG). Nur beim Kopienversand auf Bestellung (§ 60e Abs. 5 UrhG) sowie die Nutzung für Lehr- und Unterrichtsmaterialien (§ 60b UrhG) bleibt es bei einer Einzelabrechnung. Machen Nutzer:innen im Rahmen ihrer Tätigkeit für eine Universität und andere Einrichtungen von ihren gesetzlichen Erlaubnissen Gebrauch, richtet sich der Anspruch der Verwertungsgesellschaft gegen die Einrichtung und nicht gegen die Einzelnutzer:innen.
In der Praxis handeln die Verwertungsgesellschaft mit den Einrichtungen oder der KMK entsprechende Tarife aus.