Die Gewährleistung der Verfügbarkeit von Datenbeständen über einen unbegrenzten Zeitraum hinweg bedeutet für Repositorien einen großen Aufwand, der durch die Anpassung an neue Formatstandards, Weiterentwicklung der verwendeten Forschungssoftware oder der Betriebsumgebung des Repositoriums notwendig wird. Deshalb wird das vollständige Forschungsdatenset häufig nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt. Die Metadaten sollten aber unbeschränkt verfügbar gehalten werden. So kann das Repositorium mit deutlich geringerem Aufwand umfassende Nachweissysteme zu allen aktuellen und nicht mehr verfügbaren Datenbeständen vorhalten.
Manchmal müssen Forschungsdaten auch aufgrund von Einschränkungen zurückgezogen werden, die erst nach der Publikation bekannt werden - auch dann sollten die Metadaten möglichst verfügbar bleiben.
Strukturieren Sie Ihre Daten so, dass auch nach der mit der Datenplattform vereinbarten Vorhaltungsfrist für den Gesamtbestand der Projektdaten die Metadaten noch einen aussagekräftigen Nachweis über das gesamte Datenset liefern können. Auch wenn die Daten selbst nicht mehr zugänglich sind, erlauben die Metadaten anderen Forschenden die Einordnung im Rahmen ihrer eigenen Fragestellungen.
Halten Sie daher die Metadaten separat und betten Sie sie nicht ausschließlich in Komponenten ein, die sich in derselben Datei wie die Bitsequenz befinden. Ein Beispiel sind Metadaten zu Digitalbildern: Sie sollten nicht ausschließlich im Header der Bilddatei gespeichert werden. Halten Sie diese in einem externen Metadatenformat und ermöglichen Sie so eine gute Nachnutzbarkeit in Kontexten, die mit diesen Formaten arbeiten.
Für Anwendungskontexte, in denen direkt mit den Digitalbildern gearbeitet wird, ist es aber durchaus sinnvoll, bestimmte Informationen redundant in Bild-Headern zu speichern. Hier beugen Sie Informationsverlust vor, indem Sie etwa Angaben zur Lizenzierung, Urheber:in, Kurzbeschreibung und Verschlagwortung in den IPTC-Daten und bestimmte technische Informationen in den EXIF-Daten der Bilddateien unterbringen.
Stellen Sie sicher, dass Metadaten und Daten in separaten Dateien gehalten werden.
Sehen Sie eine Sperrmöglichkeit für Datensätze vor. Archivieren Sie Metadaten zeitlich unbegrenzt und stellen Sie sicher, dass sie über ihren PID erreichbar bleiben, auch wenn die zugehörigen Daten nicht mehr erreichbar sind.
Um die langfristige Zugänglichkeit von Metadaten über die Existenzdauer des Repositoriums hinaus zu gewährleisten, sollten Sie eine Exit-Strategie entwickeln, die vorsieht, die Metadaten ggf. in ein anderes Repositorium zu übergeben.