Daten sollten „so offen wie möglich, so geschlossen wie nötig“ publiziert werden. Nicht immer ist es möglich, alle Daten eines Projekts offen anzubieten, weil bestimmte Vertragsbedingungen oder rechtliche Einschränkungen berücksichtigt werden müssen.
Bei kommerziell sensiblen Daten kann es notwendig sein, dass diese nach der Erhebung und Auswertung über einen längeren Zeitraum unter Verschluss gehalten werden müssen. Dies kann bei Projekten der Fall sein, in denen mit Rechten belegte Materialien digitalisiert werden und/oder die mit kommerziellen Partnern oder Verlagen kooperieren, so dass eine verzögerte Open Access-Publikation (moving wall) nach Projektende in Frage kommt.
In solchen Fällen kann ein Datenembargo eingesetzt werden. Während dieses Zeitraums wird nur die Beschreibung des Datensets veröffentlicht, die Daten selbst sind nicht zugänglich. Die vollständigen Daten werden nach einer bestimmten Zeit verfügbar gemacht.
Legen Sie die Zugänglichkeit der Daten und der Metadaten immer deutlich dar.
Berücksichtigen Sie bei der Wahl der Zugriffsoption rechtliche Anforderungen, fachspezifische Policies und gegebenenfalls ethische Richtlinien, die für Ihre Daten gelten. Wählen Sie Open Access, wenn das möglich ist. Wenn Sie personenbezogene Daten erheben, überprüfen Sie, ob dies durch die Nutzungsbedingungen der Datenplattform abgedeckt ist, ob die Personen ihre Zustimmung zu einer Nutzung gegeben haben und welche Maßnahmen Sie zum Schutz dieser Daten getroffen haben.
Achten Sie darauf, dass die gewählte Lizensierung in maschinenauswertbarer Form darstellbar ist. Nähere Hinweise finden Sie dazu in der Dokumentation des gewählten Metadatenschemas.
Machen Sie die Metadaten so bald wie möglich öffentlich zugänglich und versehen Sie sie mit einer möglichst offenen Lizenz, auch wenn die zugehörigen Daten nicht im Open Access veröffentlicht werden können. So werden Ihre zugangsbeschränkten Daten zumindest auffindbar.
Falls Sie mit einem Datenembargo arbeiten, geben Sie klar an, warum und für welchen Zeitraum es erforderlich ist.
Unterstützen Sie die Veröffentlichung von (Meta-)Daten im Open Access. Teilen Sie mit, welche Einschränkungen der Zugriffsmöglichkeiten für (Meta-)Daten Ihr Repositorium bei Bedarf unterstützen kann. Geben Sie an, ob ein Embargo für eingelieferte Daten zulässig ist und welche Bedingungen dafür gelten.
Stellen Sie den Nutzenden deutlich dar, wie der beschränkte Zugang zu sensiblen (Meta-)Daten, die nicht Teil der öffentlich zugänglichen (Meta-)Daten sein können, erfolgen kann. In diesem Fall sollten Sie sich bemühen, die (Meta-)Daten über ein kontrolliertes und dokumentiertes Zugriffsverfahren verfügbar zu machen, das auch für maschinenbasierte Zugriffe geeignet ist. Die geltenden Kontakt- und Zuständigkeitsangaben müssen klar vermittelt werden. Manchmal ist die Einrichtung von Benutzerkonten notwendig, um die Autorisierung von Zugriffen und die Einstellung spezifischer Rechte zu regeln.
Ein Beispiel für die Dokumentation der vom Repositorium unterstützten Zugriffseinschränkungen findet sich bei RADAR.