In unserem Aufgabenbereich Governance und Administration bündeln wir alle koordinierenden und administrativen Aktivitäten. Wir begleiten die Arbeits- und Abstimmungsprozesse aller Aufgabenbereiche und (Querschnitts-)teams in technischer und koordinativer Hinsicht und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Community-Formate und Governance-Aktivitäten unserer Lenkungsgremien. Zu unseren besonderen Schwerpunkten gehört darüber hinaus die Dissemination der Aktivitäten und Arbeitsergebnisse von NFDI4Culture und die Wissenschaftskommunikation nach innen und außen.
Wir haben im Bereich des Community-Buildings im Jahresverlauf sechs unterschiedliche Multiplikatoren-Formate der Communities koordinativ und administrativ begleitet. Die Formate decken die Gebiete Architektur, Darstellende Kunst, Digital Humanities, Kunstgeschichte, Medienwissenschaft und Musikwissenschaft ab und werden jährlich von den Vertreter:innen im Steering Board von NFDI4Culture initiiert. Durch diese Formate fördern wir die aktive Mitwirkung der Fachcommunities von NFDI4Culture und sorgen für Outreach. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Formate findet sich im Abschnitt Konsortium und Communities.
Um die Arbeits- und Abstimmungsprozesse innerhalb unserer Governance-Struktur zu evaluieren und kontinuierlich zu optimieren, fand nach zwei Jahren Pandemie vom 18. bis 19. Juli 2022 das erste Strategietreffen in Präsenz in Hannover statt. Daran teilgenommen haben Mitglieder des Culture Coordination Office, des Technical Coordination Office und des Spokesperson Committee (CSC). Während der zweitägigen Veranstaltung wurden verschiedene Themen in Form eines Barcamps diskutiert. Diese umfassten die Verbesserung des Wissensaustausches zwischen den Teams und den Aufgabenbereichen, die Zusammenarbeit mit den geisteswissenschaftlichen NFDI-Konsortien sowie die (Weiter-)Entwicklung der NFDI4Culture Services. Zudem wurden die Zielgruppen des Konsortiums analysiert und über Multiplikatoren-Formate für die Community diskutiert.
Die Koordination täglicher Kommunikation und Arbeitsorganisation gehört zu den Hauptaufgaben unseres Culture Coordination Office (CCO). Dazu gehören wöchentliche Teammeetings, in denen die aktuellen Themen aus allen Aufgabenbereichen und Querschnittsteams ausgetauscht werden, sowie die Koordination und Betreuung der internen Arbeitstreffen und die Protokollführung während der Tagungen der Governance-Gremien: dem Spokesperson Committee (CSC), dem quartalsweise tagenden Culture Steering Board (CSB) sowie dem jährlich zusammenkommenden Culture Advisory Council (CAC). Die persönliche Betreuung und Unterstützung der Aufgabenbereiche flankiert das CCO mit der Bereitstellung und Pflege von über 20 stehenden Videokonferenzkanälen, Protokollbereitstellungen auf zwei Kollaborationssystemen, der Projektmanagementbegleitung sowie Bereitstellung und Vorbereitung von digitalen Kollaborationsboards.
Das CCO ermöglicht und vernetzt zudem nicht nur die im Jahr 2021 gebildeten, übergeordneten Querschnittsteams des Konsortiums, die sich vor allem den Service- und Kommunikationsangeboten von NFDI4Culture an seine Communities widmen, sondern beteiligt sich auch aktiv an deren Arbeit.
Zur Arbeit des CCO-Teams gehört darüber hinaus die Koordination und Organisation von Events des Konsortiums. Im Jahr 2022 waren dies
28 öffentliche (sowohl virtuelle als auch hybride) Veranstaltungen
, darunter die Foren der einzelnen Aufgabenbereiche, Twitter-Events, ein NFDI-konsortiumsübergreifender Hackathon, diverse Workshops und ein Barcamp. Außerdem wurde die Planung des 3. Culture Community Plenary aufgenommen, welches vom 29. bis 31. März 2023 hybrid an der Akademie der Wissenschaften und der Literatur in Mainz stattfinden wird.
Ähnlich der zentral-dezentralen Struktur des CCO ist das Technical Coordination Office (TCO) für die übergreifende technische Koordination des Konsortiums zuständig. Neben Zertifizierungs- und Implementierungsprozessen für Werkzeuge, Datendienste und Informationsressourcen überwacht und unterstützt das Team alle technischen Entwicklungen auf Konsortiumsebene und wirkt darüber hinaus aktiv an den infrastrukturellen Ansätzen auf NFDI-Ebene mit.
NFDI4Culture bietet ein breites Portfolio an Informations- und Beratungsservices für Kulturwissenschaftler:innen und Kulturschaffende, deren Bereitstellung das TCO von technischer Seite begleitet. Durch den stetigen Ausbau dieses Diensteangebotes steigen auch die Anforderungen an eine vernetzte Infrastruktur. Im Jahr 2022 lag deshalb der Fokus auf Prozessoptimierung nach innen und außen. Die Anbindung externer Services über ein föderiertes Identity und Access Management wird weiterhin priorisiert. In Kooperation mit Mitarbeitenden des Aufgabenbereiches Übergreifende technische Aktivitäten konnte der bisherige Prozess für die Diensteanbindung technisch und konzeptuell konsolidiert und ein konsortiumsweiter Wissenstransfer eingeleitet werden, der es in Zukunft ermöglicht, dass neue Dienste der Aufgabenbereiche dezentral an die Infrastruktur des Konsortiums angeschlossen werden können.
Für die Erstellung und Veröffentlichung von Informations- und Schulungsmaterialien wurde in Zusammenarbeit mit dem Aufgabenbereich Übergreifende technische Aktivitäten eine Schreib- und Publikations-Pipeline geschaffen. Diese basiert auf einem web-basierten Editor (GRAV) in Verbindung mit synchronisierter Versionskontrolle (GitLab) und erlaubt die sichere und automatisierte Bereitstellung von Handreichungen in der Knowledge Base sowie gleichzeitig deren langfristige Sicherung in Zenodo.
Um die internen Workflows der NFDI4Culture Querschnittsteams (Guidelines, Helpdesk, Kickstarter, Culture Information Portal, Documentation) zu optimieren und so die Qualität der Serviceangebote zu verbessern, wurden Anpassungen am Projektmanagementsystem OpenProject vorgenommen. Die im Zuge dessen neu entwickelten Templates für Umfragen, Events und Beratungen bieten effizientere Dokumentations- und Auswertungsmöglichkeiten. IT-seitig betreut das TCO außerdem den im Sommer 2022 implementierten Ukraine-Helpdesk, eine Kooperation mit der Initiative Saving Ukrainian Cultural Heritage Online (SUCHO).
Eine weitere Kernaufgabe unseres TCO ist das Vernetzen des Konsortiums intern und extern durch die etablierte Kollaborationsinfrastruktur, bestehend aus einer Cloud-, Projektmanagement- und Kommunikationsumgebung zum gemeinsamen Planen und Bearbeiten von Aufgaben. Das Team unterstützt hier fortlaufend bei IT- und softwarespezifischen Fragen.
Insgesamt verwaltet unser Admin-Team rund 300 Benutzer:innenkonten. Im Jahr 2022 konnten wir 78 Neuanmeldungen verzeichnen, was auf die erhöhte Reichweite des Konsortiums zurückzuführen ist. Spiegelbildlich wurden die Offboarding-Prozesse weiter optimiert und an die hoch vernetzte Infrastruktur angepasst. Beteiligten ist es nun einfacher möglich, nach Ausscheiden aus dem Projekt (z. B. durch Stellenwechsel) weiterhin differenziert und datenschutzkonform auf Dienste zuzugreifen.
Als zusätzliches Hilfsangebot haben wir eine wöchentliche Sprechstunde evaluiert. Hierbei stellte sich heraus, dass technischer Support eher nach Bedarf gefragt ist. Die Erreichbarkeit unseres TCO wird beispielsweise über einen öffentlichen Rocket.Chat-Kanal sichergestellt, erfolgt jedoch häufiger über persönliche Kontaktaufnahme. Die steigende Anzahl an Support-Anfragen soll zukünftig durch ein Ticket-System strukturierter erfasst und koordiniert werden.
Über die Culture Community hinaus beteiligt sich das TCO disziplinübergreifend an den Abstimmungsprozessen der inzwischen 26 NFDI-Konsortien zu Tools, Software und Infrastruktur. Für die gemeinsame, 2022 neu implementierte NFDI OpenProject Instanz wurden Trainingsmaterialien sowie Unterstützung bei der Account-Verwaltung zur Verfügung gestellt. Weiterhin engagierte sich das Team beim Erfahrungsaustausch zur technischen Umsetzung von Beratungsangeboten für Forschungsdatenmanagement (FDM) bei Treffen mit FDM-Landesinitiativen und in der NFDI Task Force Helpdesk. Mitglieder unseres TCO wirken außerdem in verschiedenen Arbeitsgruppen der NFDI-Sektionen mit, darunter Identity and Access Management und Research Software Engineering.
Zu den zentralen Aktivitäten unseres Aufgabenbereichs Governance und Administration gehören einerseits die Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation nach außen und andererseits die Koordination und Kommunikation innerhalb des Konsortiums.
Hierzu bietet das Culture Coordination Office verschiedene Formate an, um die Communities und die Beteiligten in NFDI4Culture über Neuigkeiten und Veranstaltungen zu informieren.
Rocket.Chat ist die zentrale Kommunikationsinstanz des Konsortiums. Jede interessierte Person mit Bezug zum Konsortium kann hierzu einen Zugang erhalten. Eine wichtige Funktion ist der wöchentliche Überblick über die wichtigsten Termine des Konsortiums, der gesamten NFDI sowie wichtiger Akteursgruppen im Bereich Forschungsdaten. Hierfür sammeln wir zum einen in den beteiligten Institutionen Termine und Hinweise über das CCO. Zum anderen stellen wir über die Teilnahme am NFDI-Kommunikationskreis auch einen cross- und interkonsortialen Überblick über NFDI-Aktivitäten bereit. Drittens werten wir einschlägige Newsletter der Forschungsdatencommunity aus. Aus diesen Informationsquellen schöpft unser Team seinen Disseminationspool und verflechtet Kommunikationsstränge.
NFDI4Culture versendet vierteljährlich einen redaktionell betreuten Newsletter (im Januar, April, Juli und Oktober) über eine eigene Mailingliste , deren Infrastruktur das NFDI-Direktorat bereitstellt, und mit der über 900 Abonnent:innen erreicht werden. Unser Newsletter bietet einen niedrigschwelligen Überblick über die konsortialen Aktivitäten. Die Ausgaben setzten sich zusammen aus einem Ausblick auf kommende Veranstaltungen, kurzen Berichten über vergangene Aktivitäten und einem optionalen Abschnitt, in dem Einblicke in die konsortiale Arbeit gegeben oder Dienste von NFDI4Culture näher erklärt werden. Über den Newsletter hinaus versenden wir Einladungen zu ausgewählten Veranstaltungen des Konsortiums über die Mailingliste.
Für den niedrigschwelligen und interaktiven Austausch mit den Communities ist Twitter wichtig. Im Laufe des Jahres kamen 545 interessierte Personen hinzu, sodass am 9. Januar 2023 der Stand von 2718 Follower:innen erreicht wurde. Neben der Ankündigung von Events und News aus dem Konsortium haben wir auch besondere Veranstaltungen begleitet, beispielsweise den 3D Hackathon 2022 „Creating new dimensions“. So konnte die Community direkt Eindrücke, in Form des Twitter-Moments, vom Kick-off am 24./25. September und dem Finale am 24. Oktober in Berlin bekommen. In Ergänzung dazu wurde jedoch auch der direkte Austausch mit den Follower:innen gefördert, zum einen durch eine Twitterumfrage zum Thema „Relevanz von Nachhaltigkeitsaspekten“, zum anderen durch die Weiterführung der #4CultureHour. Die #4CultureHour ist ein Angebot des Konsortiums an die Twitter-Community, um sich zu spannenden und relevanten Themen auszutauschen. Im Jahr 2022 fanden insgesamt vier Veranstaltungen statt:
Zur Abstimmung von und Austausch über Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation trifft sich einmal im Monat der NFDI e.V. Kommunikationskreis, an dem sich Vertreter:innen aller NFDI-Konsortien und des Direktorats treffen. Hier werden nicht nur zentral Termine zirkuliert, sondern auch Querschnittsthemen strategisch wie technisch besprochen. Hierzu gehören Webseitengestaltung, Social Media-Nutzung, Eventmanagement oder Communityaktivierung. Zudem gibt es anlassabhängige Themenschwerpunkte wie die Nutzung der Wikipedia, von Wikidata oder aber die Wünsch- und Machbarkeit eines Umzugs von Twitter auf Mastodon.
NFDI4Culture hat zudem zur NFDI-weiten best practice im Umgang mit der Wikipedia als Instrument der Wissenschaftskommunikation beigetragen. Eine Schulung zum Thema, die auf große Resonanz stieß, wurde gemeinsam mit dem NFDI-Direktorat am 20. Januar 2022 angeboten.
Die Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie (ZfBB) legte in der ersten Ausgabe im Jahr 2022 den Themenschwerpunkt auf die Nationale Forschungsdateninfrastruktur. Darin finden sich u.a. ein Aufsatz von und über NFDI4Culture, Text+, KonsortSWD und BERD@NFDI.
In der Zeitschrift Forum Musikbibliothek erscheinen regelmäßig Beiträge zu aktuellen Entwicklungen in NFDI4Culture:
In vielen Vorträgen auf Tagungen der Fachgesellschaften, Institutionen und Projektpartnern – beispielsweise auf der 8. Jahrestagung des Verbands Digital Humanities im deutschsprachigen Raum vom 7. bis 11. März 2022 oder auf dem Text+ Plenary am 12. September 2022 – berichteten Mitglieder unseres CCO und unser Konsortiumssprecher über allgemeine und spezifische Angebote des Konsortiums, über Vernetzungspotentiale und Fortschritte im laufenden Arbeitsprogramm:
Wir haben im Herbst 2022 mit umfangreichen Planungen für das 3. Culture Community Plenary begonnen, das im März 2023 als Hybridveranstaltung an der Akademie der Wissenschaften und der Literatur in Mainz stattfinden wird. Eine Task Force wurde gegründet, um in regelmäßigen Treffen ein vielseitiges Programm für die dreitägige Tagung zusammenzustellen. Das Plenary wird eine besondere Veranstaltung für uns im kommenden Jahr sein, da es die erste große Tagung von NFDI4Culture ist, die in Präsenz stattfindet. Im April 2023 steht die Koordinierung und Durchführung des konsortiumsinternen Evaluationskolloquiums mit dem Culture Advisory Council und dem Culture Steering Board an. Hierbei sind auch die interaktiven Culture Reports für die Jahre 2021 und 2022 redaktionell zu koordinieren und vorzulegen. Für den Sommer und Herbst des kommenden Jahres planen wir die redaktionelle Begleitung des DFG-Zwischenberichts, der im September 2023 eingereicht werden soll. Darüber hinaus wird unser Aufgabenbereich die Federführung bei der Konzeption für den 2024 anstehenden Antrag auf eine zweite Förderphase von NFDI4Culture übernehmen.