Alle administrativen und koordinierenden Aktivitäten bündeln wir im Aufgabenbereich Governance und Administration. Hier arbeiten alle Arbeitsgruppen und Partner des Konsortiums zusammen. So werden die Governance-Vorgänge zentral-dezentral organisiert, genauso wie Dissemination, Öffentlichkeitsarbeit und Berichterstattung. Wir setzen Anreize für die Zusammenarbeit nach innen und nach außen und fördern das Engagement innerhalb der Culture Community. Wir ermöglichen die Bündelung und den Austausch von Wissen zwischen den Teams aller Aufgabenbereiche sowie anderen NFDI-Konsortien, die sich gemeinsam in den NFDI-weiten Querschnittssektionen engagieren.
Das Culture Community Plenary nimmt im Community-Building des Konsortiums eine zentrale Rolle ein. Es handelt sich um die größte jährliche Veranstaltung von NFDI4Culture, in deren Zentrum die Communities und Partnerinstitutionen des Konsortiums stehen. Das Plenary fördert mit zahlreichen Interaktionsformaten und Community-Impulsen in ganz besonderem Maße den gegenseitigen Austausch. Bedingt durch die COVID-19-Pandemie wurden die ersten beiden Plenarys durch das Team unseres Aufgabenreiches als reine Online-Veranstaltungen geplant und durchgeführt. Das Potential des digitalen Mediums wurde in der Umsetzung dabei auch zum Experimentieren mit kreativen Formaten und Kollaborationsmethoden eingesetzt (wie zum Beispiel auch künstlerische Live-Darbietungen im Videokonferenzformat).
Das erste Culture Community Plenary, das am 4. und 5. Februar 2021 stattfand, markierte den offiziellen Startschuss für NFDI4Culture, der mit mehr als 250 Teilnehmer:innen begangen wurde. Zum Programm der Online-Veranstaltung gehörten neben der feierlichen Konsortiomsgründung durch den Präsidenten der Akademie der Wissenschaften und der Literatur | Mainz, Prof. Dr.-Ing. Reiner Anderl, und dem Direktor der NFDI, Prof. Dr. York Sure-Vetter, auch mehrere Vorträge aus den NFDI4Culture Communities sowie künstlerische Darbietungen aus dem Bereich Bildende sowie Darstellende Kunst und Musik. Materialien und Links zur Veranstaltung finden sich auf dem NFDI4Culture Portal.
Vom 17. bis 19. November 2021 richtete NFDI4Culture sein zweites Culture Community Plenary aus. Die Online-Veranstaltung mit insgesamt 226 Teilnehmenden bestand unter anderem aus drei Workshops, einem Breakout Basar der verschiedenen Aufgabenbereiche des Konsortiums sowie insgesamt 14 Lightning Talks und Präsentationen aus den Communities. Das ausführliche Veranstaltungsprogramm lässt sich auf dem NFDI4Culture Portal nachlesen.
Das Culture Coordination Office (CCO) ist als zentral-dezentrale Struktur mit wissenschaftlichen Koordinator:innen an allen mitantragstellenden Institutionen eingerichtet. Es stellt die Verbindung zwischen der Leitung des Konsortiums (Spokesperson, Co-Spokespersons), den unterschiedlichen Teams und Arbeitsgruppen sowie den Teammitgliedern der einzelnen Aufgabenbereiche auf der operativen Ebene sicher. Die Hauptaufgabe des CCO ist es, den kontinuierlichen Austausch und die Synchronisation zwischen allen Gruppen zu gewährleisten und eine transparente und umfassende Berichterstattung für alle zu ermöglichen.
Der Austausch und die Synchronisation der Arbeitsgruppen innerhalb des Konsortiums stand im ersten Jahr der Förderung ganz besonders im Fokus der Arbeit beider Koordinationsteams. Unser CCO-Team realisierte hierfür eine Sitzungs- und Berichtsstruktur, die den kontinuierlichen Informationsausstausch zwischen den sieben Aufgabenbereichne und den Leitungsgremien Co-Spokesperson Committee (CSC), Culture Steering Board (CSB) und Culture Advisory Council (CAC) ermöglicht. Wir haben hierfür die bis zu zweifach wöchentlich stattfindenden Arbeitstreffen aller sieben Aufgabenbereiche, des im zweiwöchentlichen Rhythmus tagenden CSC, des quartalsweise tagenden CSB sowie ein Symposium des CAC organisiert, protokolliert und vernetzt.
Während der wöchentlichen Meetings des CCO laufen alle relevanten Informationen und Entwicklungen sternförmig zusammen, werden abgegelichen, diskutiert und anschließend wieder in die Arbeitsgruppen zurückgetragen. Die Koordination täglicher Kommunikation und Arbeitsorganisation sowie die Intiierung, Unterstützung und Sicherstellung langfristiger strategischer Planungen bleibt dabei gleichermaßen im Blick des neunköpfigen Teams. Die persönliche Betreuung und Untersützung der Teams flankiert das CCO mit der Bereitstellung und Pflege von über 20 stehenden Videokonferenzkanälen, Protokollbereistellungen auf zwei Kollaborationssystemen, der Projektmanagementbegleitung sowie Bereitstellung und Vorbereitung von digitalen Kollaborationsboards.
Schon bald nach der Aufnahme der Arbeit in den Arbeistgruppen wurde deutlich, dass einige wesentliche Aufgaben eines Infrastrukturangebots in besonders enger Abstimmung und über alle Bereiche des Arbeitsprogramms hinweg entwickelt und realisiert werden sollten. So begannen Mitarbeiter:innen unserer Teams, sich in übergeordneten Arbeitsgruppen zusammenzuschließen, die vor allem mit Blick auf die Service- und Kommunikationsangebote des Konsortiums an seine Communities agieren. Dabei ist zuerst die Abstimmung des Team Helpdesk zu nennen und die enge gemeinsame Planung weiterer Serviceangebote in Team Guidelines. Aber auch die gemeinsame redaktionelle Arbeit am Culture Information Portal sowie dem Twitter Account. Auch die Arbeit der Querschnittsteams wird durch die kontinuierliche Begleitung des CCO ermöglicht und vernetzt.
Zu den wichtigsten Mitteln der Kommunikation und der Vernetzung, gerade im Aufbau einer Infrastruktur zählt der direkte Kontakt und Austausch mit denjenigen, für die diese Infrastruktur nützlich sein muss. Die Ausrichtung von Veranstaltungen, die den Austausch ermöglichen, wurde aus diesen Gründen im ersten Jahr der Förderung besonders hoch priorisiert. Unser CCO-Team hat in jeweils enger Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen 22 öffentliche Veranstaltungen wie Foren der Aufgabenbereiche, Symposien und Workshops, darunter ein Barcamp und zwei Culture Community Plenarys organisiert und durchgeführt.
Ähnlich der zentral-dezentralen Struktur des CCO ist das Technical Coordination Office (TCO) für die übergreifende technische Koordination des Konsortiums zuständig. Neben Zertifizierungs- und Implementierungsprozessen für Softwarewerkzeuge, Datendienste und Informationsressourcen unterstützt unser Team alle technischen Entwicklungen auf Konsortiumsebene (wie z.B. die Culture Collaboration Cloud oder das Identity und Access Management) und wirkt darüber hinaus aktiv an den infrastrukturellen Entwicklungen in den Sektionen und Task Forces der NFDI mit.
Die Nutzung der Dienste und Werkzeuge in der cloudbasierten Arbeits- und Kollaborationsumgebung in NFDI4Culture basiert auf User Accounts, welche vom TCO geprüft und verwaltet werden. Alle Projektmitarbeiter:innen sowie Mitwirkende und Angehörige von Interessengruppen von NFDI4Culture (s. Partnerinstitutionen) können kostenlosen Zugang zu verschiedenen Diensten und Werkzeugen über einen Single Sign-On (SSO) Mechanismus erhalten. Personen aus der Community, die nicht über eine institutionelle Anbindung und somit Zugang zu wissenschaftlichen Diensten verfügen, werden hierbei bewusst in das Serviceangebot mit einbezogen. Anfang 2021 wurde deshalb auch die Chat-Plattform Rocket.Chat für externe Mitwirkende geöffnet. Um den Austausch von Interessen- und Arbeitsgruppen weiter zu fördern, wurden eigenständige Kanäle eingerichtet, beispielhaft genannt sei hier der Kanal der AG Thesauri im Netzwerk Koloniale Kontexte.
Das TCO verwaltet nicht nur die Benutzer:innenprofile und Zugriffsrechte, kümmert sich um die Beantwortung, Verifizierung und Bearbeitung von Registrierungsanfragen und Änderungen von Gruppenzugehörigkeiten, sondern arbeitet auch allgemein an der Verbesserung des gesamten Prozesses des Account Managements. Ein Team von Mitarbeiter:innen überwacht kontinuierlich den Eingang von Anfragen aus dem Selbstregistrierungsprozess und lädt Personen(-gruppen) auf Wunsch und Anregung anderer Mitarbeiter:innen oder Mitwirkender zur Beteiligung und Registrierung von Accounts ein.
Im Jahr 2021 konnte der Prozess des Account Managements und speziell der Onboarding-Prozess, sprich die Aufnahme von Personen in die NFDI4Culture Dienste-Infrastruktur, durch die Bildung des oben genannten Teams und damit durch die Verbesserung der Kommunikation mit Nutzenden (etwa durch den Einsatz von Mail-Templates) sowie Hilfestellungen für die Nutzung (Leitfäden und FAQs) weiter professionalisiert werden. Die Anzahl von registrierten Accounts hat sich im Jahr 2021 um 205 auf 244 Accounts erhöht.
Ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Arbeit des Konsortiums sind koordinierte Maßnahmen, welche die Verbreitung von Informationen über die zahlreichen Aktivitäten und Angebote der verschiedenen Aufgabenbereiche von NFDI4Culture in die Communities und darüber hinaus zum Ziel haben. Zu diesem Zweck hat sich im Jahr 2021 unser Team Dissemination gegründet. Es betreut die medialen Kanäle des Konsortiums und entwickelt eigene Angebote wie die #4CultureHour, die zur Community-Bildung beitragen.
1276454085856768001 ist die ID des Tweets von NFDI4Culture, der seit Sommer 2020 die größte Reichweite erzielt hat: keine Nachricht wurde öfter beantwortet, mit einem Like versehen, retweetet, zitiert. Bereits im November 2018 richtete Klaus Bulle vom DDK (Deutsches Dokumentationszentrum für Kunstgeschichte – Bildarchiv Foto Marburg), im Zusammenhang mit der Registrierung der Domain nfdi4culture.de, den Twitter-Alias @nfdi4culture ein. Bis zum ersten Tweet vergingen mehrere Monate, aber die ersten drei Follower gab es schon eher: Lambert Heller, Hubertus Kohle und Kristin Oswald.
Auf Initiative von Katrin Bicher (SLUB) und Holger Simon (VDK) formierte sich im August 2019, vor der Antragseinreichung, ein überregionales Redaktionsteam, das als wichtigstes Grundprinzip festhielt: „Der Account @nfdi4culture dient der NFDI4Culture-Community-Bildung.“ Zu diesem Prinzip gehörte von Anfang an, den Account nicht nur als Kanal zum Posten von Informationen und News zu nutzen, sondern dem Medium entsprechend sozial zu interagieren. Deshalb werden Reaktionen und die meisten anderen Tweets mit Autor:innen-Kürzeln versehen. Seit der offiziellen Bewilligung des NFDI-Konsortiums trifft sich das Twitter-Team alle zwei Wochen.
Es besteht aktuell aus Sarah Pittroff und Franziska Fritzsche (beide CCO) sowie Klaus Bulle (DDK) und begleitet vor allem die Kommunikation zu Veranstaltungen. Zu einer eigenen Reihe hat sich die seit Anfang 2021 monatlich stattfindende #4CultureHour entwickelt. Bei der als Live-Chat geführten Unterhaltung können Interessierte eine Stunde lang diskutieren, Feedback zu vorgegebenen Themen geben, auf Fragen antworten oder selber Fragen an die Community und das Konsortium stellen.
2021 wurde die Mailingliste nfdi4culture-all@lists.nfdi.de von mehr als 600 Personen abonniert. Der erste Newsletter erschien im Juli 2021, der zweite im Oktober 2021. Seit das NFDI-Direktorat einen NFDI-weiten Newsletter über die Mailingliste nfdi-all@lists.nfdi.de versendet, beteiligt sich NFDI4Culture auch hier regelmäßig mit Beiträgen.
In Vorträgen auf Tagungen der Fachgesellschaften, Institutionen und Projektpartner berichteten Mitglieder von CCO und TCO über allgemeine und spezifische Angebote des Konsortiums, über Vernetzungspotentiale und Fortschritte im anlaufenden Arbeitsprogramm.
Um die Angebote des Konsortiums sowie der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur insgesamt in den Communities bekannt zu machen, hat unser Team einen Beitrag zu NFDI4Culture in der Zeitschrift Bausteine Forschungsdatenmanagement publiziert:
In Kooperation mit dem Open-Access-Repositorium media/rep/ wurde zudem eine Reihe von Blog-Beiträgen zum Thema „Forschungsdaten“ ins Leben gerufen, um in der medienwisssenschaftlichen Community das Thema Forschungsdaten präsenter zu machen und um eine fachinterne Diskussion über die Anforderungen und Herausforderungen von Forschungsdatenmanagement zu initiieren. Betreut wird diese Reihe von Dr. Kai Matuszkiewicz (media/rep/) und Dr. Dietmar Kammerer (NFDI4Culture). Sie erscheint als Sonderreihe im Blog Open Media Studies und umfasste bis Ende 2021 zwei Beiträge:
Unser Schwerpunkt im ersten Projektjahr lag im Aufbau und der Operationalisierung der Strukturen und Prozesse der Zusammenarbeit in einem deutschlandweit verteilten institutionellen Netzwerk von über 65 Partnerinstitutionen und in einer konsequenten Vernetzung mit den in Aufbau befindlichen Strukturen der NFDI insgesamt. Hierbei hat sich unser dezentral-zentral ausgerichteter Ansatz mit personellen Links in jeden Aufgabenbereich und jedes Querschnittsteam des Konsortiums bewährt. Im kommenden Jahr richten wir unseren Fokus auf die kontinuierliche Optimierung unseres Projektmanagements, auf die Unterstützung der Aufgabenbereich bei der Einführung neuer Prozesse und die Initiierung kreativer Community-Anreizen zur Mitarbeit im Konsortium in jeder der mit NFDI4Culture verbundenen Fachgemeinschaften.